Účetnictví pro nové s.r.o.: jak připravit podklady a předávání dokladů
Účetní potřebuje znát nejen název firmy, ale hlavně to, jaké transakce ve společnosti skutečně vznikají. Když si před první schůzkou připravíte základní přehled, snáze porovnáte nabídky a nastavíte pravidelné předávání dokladů bez dohledávání na poslední chvíli.
Připravte základní údaje a aktuální stav společnosti
Sepište název firmy, IČO, datum vzniku a kontaktní osobu, která bude s účetní komunikovat. Uveďte, zda společnost teprve začíná, nebo už má za sebou účetní období a přechází od jiné účetní. Připravte dostupné zakladatelské dokumenty a informaci o bankovních účtech. Pokud už existují počáteční zůstatky nebo účetní výstupy, zmiňte je předem. Rozsah předání se u nové a fungující firmy výrazně liší.
Popište, jak firma vydělává a za co platí
Účetní pomůže přehled typických příjmů a výdajů: služby, zboží, zálohy, předplatná, nákupy vybavení nebo hotovostní platby. Odhadněte běžný počet vydaných a přijatých dokladů za měsíc, ale nepředstírejte přesné číslo, pokud provoz teprve začíná. Uveďte, zda používáte fakturační systém, platební bránu, e-shop nebo více bankovních účtů. To vše ovlivňuje náročnost zpracování a vhodný způsob předávání dat.
Vytvořit poptávku
Včas zmiňte DPH a zahraniční obchody
Řekněte, zda je společnost plátcem DPH, má jiný související registrační režim nebo si zatím není jistá. Zvlášť označte nákupy a prodeje do zahraničí, digitální služby, tržiště a faktury v cizích měnách. Nejde jen o objem dokladů: typ transakce může ovlivnit evidenci a povinnosti firmy. Konkrétní daňový postup a lhůty si nechte posoudit podle skutečných transakcí a aktuálních pravidel, nikoli podle univerzálního internetového návodu.
Vyjasněte mzdy, jednatele a další agendy
Zapište, zda firma zaměstnává lidi, plánuje dohody, vyplácí odměnu jednateli nebo využívá externí spolupracovníky. Ujasněte si, zda od účetní chcete pouze vedení účetnictví, nebo i mzdy, přiznání, účetní závěrku a související administrativu. Ne každá nabídka obsahuje stejné služby. Zeptejte se, které úkony účetní zajišťuje sama a u kterých doporučí daňového poradce nebo jiného specialistu.
Nastavte bezpečné a pravidelné předávání dokladů
Dohodněte jednotné místo pro přijaté faktury, účtenky, bankovní výpisy a další podklady. Může to být účetní systém nebo zabezpečené sdílení dokumentů, nikoli nutně e-mailové přílohy bez pravidel. Určete, kdo doklady nahrává, kdo schvaluje platby a jak se budou řešit chybějící podklady. Přístupy k bankovnictví poskytujte jen v nezbytném rozsahu a nikdy nepředávejte hesla bez kontroly oprávnění. Zároveň se domluvte na pravidelném přehledu závazků a výsledků. Související službu najdete v kategorii Vedení účetnictví (s.r.o.).
Před podpisem porovnejte odpovědnosti a cenu
Nechte si vysvětlit, zda cena závisí na počtu dokladů, zaměstnanců, zahraničních transakcích nebo mimořádných úkonech. Ptejte se na způsob komunikace, zastupitelnost při dovolené, opravy chyb a předání účetních dat při ukončení spolupráce. Ve smlouvě má být srozumitelně vymezeno, co dodává firma a co zajišťuje účetní. Za správnost a úplnost podkladů se nelze zbavit odpovědnosti pouhým odesláním krabice účtenek. Pokud potřebujete odborníka, můžete vytvořit poptávku a přiložit fotografie, rozměry a popis problému. Odeslání poptávky ještě nepotvrzuje dostupnost, cenu ani termín.
Kontrolní seznam
- Název, IČO, datum vzniku a kontaktní osoba společnosti
- Informace, zda jde o novou firmu, nebo změnu účetní
- Orientační počet faktur, účtenek a bankovních pohybů
- Přehled činností, platebních kanálů a používaných systémů
- Stav registrací k DPH a případné zahraniční transakce
- Počet zaměstnanců a požadavek na mzdovou agendu
- Dostupné výstupy předchozího účetnictví a počáteční stavy
- Domluvený způsob předávání, schvalování, reportingu a cenový rozsah
Časté otázky
Mám hledat účetní ještě před první fakturou?
Včasná konzultace pomůže nastavit evidenci a předávání podkladů od začátku. Zvlášť užitečná je, pokud plánujete zahraniční obchody nebo zaměstnance.
Stačí účetní posílat faktury e-mailem?
Může to fungovat, ale důležité je úplné a bezpečné předávání všech relevantních dokladů včetně bankovních a dalších podkladů. Pravidla si domluvte předem.
Zahrnuje vedení účetnictví automaticky i mzdy a daně?
Ne vždy. Rozsah služby se liší, proto si v nabídce výslovně ověřte mzdy, přiznání, závěrku i mimořádné úkony.
Co když přecházím od jiné účetní?
Domluvte předání účetních výstupů, evidencí, otevřených položek a souvisejících podkladů. Nová účetní upřesní, co potřebuje podle stavu společnosti.